Hinweise zur Betriebskostenabrechnung

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Alljährlich erleben viele Mieter und Mieterinnen eine böse Überraschung, 
wenn der Vermieter die Nebenkostenabrechnung vorlegt und erhebliche 
Nachzahlungen verlangt. Aufgrund der ständig steigenden Kosten für 
das Heizen, Wasser, Entwässerung, Müll usw. muss Jahr für Jahr mehr 
gezahlt werden, ohne dass ein Ende dieser Entwicklung in Sicht ist. 
Nicht nur die hiermit verbundenen erheblichen finanziellen Belastungen machen 
den Mietern schwer zu schaffen. 
Sehr häufig sind die Neben- und Heizkostenabrechnungen zudem noch unverständlich, 
falsch und unvollständig.

Oftmals entsteht daher Streit darüber, ob, was und wie der Vermieter abrechnen darf. 
Die folgenden Informationen sollen Ihnen einen groben Überblick zu dem Problemkreis vermitteln.

Was sind Nebenkosten?
Die Nebenkosten werden im Gesetz als Betriebskosten bezeichnet. Hierbei 
handelt es sich um solche Kosten, die dem Eigentümer durch den 
bestimmungsgemäßem Gebrauch des Gebäudes laufend (= wiederkehrend) 
entstehen. Hierzu zählen im Wesentlichen: Grundsteuer, Frischwasser, 
Schmutz- und Regenwasser Aufzug, Müllabfuhr, Straßenreinigung, 
Schornsteinfeger, Hausreinigung, Hausmeister, Gartenpflege, Beleuchtung, 
Sach- und Haftpflichtversicherung, Antennenkosten oder Kabelgebühren, 
Ungezieferbekämpfung, Winterdienst und die Heiz- und Warmwasserkosten 
 
Wer hat diese Kosten zu bezahlen?
Nach dem Gesetz hat der Vermieter die Betriebskosten zu zahlen, d.h. die 
Betriebskosten sind Bestandteil der Miete und müssen nicht extra bezahlt 
werden. Diese gesetzliche Regelung ist leider nicht zwingend. Im 
Mietvertrag wird meistens vereinbart, dass der Mieter neben der Miete 
auch die Betriebskosten zu zahlen hat. Enthält der Mietvertrag allerdings 
keine Vereinbarung zu den Betriebskosten, bleibt es bei der gesetzlichen 
Regelung, wonach der Vermieter die Betriebskosten zu zahlen hat. Dies gilt 
auch dann, wenn kein schriftlicher Mietvertrag existiert. Ausnahme: Die 
Kosten für die Heizung und das Warmwasser hat der Mieter immer neben der 
Miete zu zahlen, wenn diese Kosten nach der Heizkostenverordnung 
verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen. Ausnahme: Hat der Mieter 
die Betriebskosten mehrfach gezahlt, obwohl er hierzu nach dem Mietvertrag 
nicht verpflichtet war, so könnte dies im Einzelfall zu einer Abänderung des 
Mietvertrages führen

Das Gebot der Wirtschaftlichkeit!
Der Vermieter ist beim Betrieb des Hauses laut Gesetz zur ordnungsgemäßen 
Bewirtschaftung verpflichtet. Dies bedeutet nicht, dass der Vermieter 
stets den preiswertesten Anbieter, z.B. bei der Gartenpflege, dem 
Hausmeisterservice, der Gebäudereinigung, der Versicherung, der Öllieferung 
usw. wählen muss. Der Vermieter muss vielmehr bei der Auswahl der Anbieter 
darauf achten, dass die Kosten für die Waren und Dienstleistungen nicht 
auffällig über den vergleichbaren Durchschnittspreisen liegen und das Gebot 
der Wirtschaftlichkeit nicht verletzt wird.

Wie werden die Nebenkosten abgerechnet?
Die Nebenkosten müssen in der Regel wie die Miete monatlich bezahlt werden. 
Dies kann in Form einer Pauschale oder Vorauszahlung geschehen. Werden auf 
die Nebenkosten monatliche Pauschalen gezahlt, sind die Nebenkosten mit 
dieser Zahlung abgegolten. Der Vermieter ist nicht berechtigt, eine 
Nebenkostenabrechnung vorzulegen und hieraus eine Nachforderung zu 
verlangen. Werden hingegen monatliche Vorauszahlungen auf die Nebenkosten gezahlt, 
so muss der Vermieter einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung, 
meist unterteilt in eine Betriebs- und Heizkostenabrechnung, vorlegen. 
Der Abrechnungszeitraum dieser Abrechnungen muss immer genau ein Jahr 
betragen, z.B. 01.07.-30.06. Es darf grundsätzlich nur über einen 
zurückliegenden Zeitraum  abgerechnet werden, also niemals über zukünftig 
zu erwartende Nebenkosten.Der Vermieter hat im Rahmen der Abrechnung die 
von dem Mieter geleisteten Vorauszahlungen auf die Kosten zu verrechnen. 
Übersteigen die abgerechneten Kosten die Summe der geleisteten 
Vorauszahlungen, ist eine Nachzahlung fällig. Anderenfalls steht dem Mieter 
ein Guthaben zu. Nach jeder vorgelegten Abrechnung können sowohl der 
Vermieter als auch der Mieter eine Anpassung der Vorauszahlungsbeträge 
vornehmen. 

Wie werden die Gesamtkosten verteilt?
Die Umlage der Heiz- und Warmwasserkosten ist gesetzlich geregelt. Von den 
angefallenen Gesamtkosten werden in der Regel mindestens 30 % und 
höchstens 70% nach dem erfassten Verbrauch und die verbleibenden 
30% bis 70% nach der Wohnfläche abgerechnet. Abweichende Vereinbarungen 
können im Einzelfall zulässig sein. Die Verteilung der übrigen Nebenkosten 
richtet sich nach den Regelungen des Mietvertrages. Sind dort keine 
Vereinbarungen zu der Verteilung der Nebenkosten getroffen worden, so kann 
der Vermieter den Verteilungsschlüssel nach „billigem Ermessen“ bestimmen, 
d.h. er muss einen einigermaßen sachgerechten Schlüssel wählen. Etwas 
anderes gilt allerdings dann, wenn der Verbrauch individuell erfasst wird, 
beispielsweise mit Wasseruhren. Dann müssen die Kosten des Frisch- und 
Abwassers nach dem erfassten Verbrauch umgelegt werden.        

Wie muss eine Abrechnung aussehen?
Die Abrechnung muss transparent sein, d.h. aus jeder Abrechnung muss klar 
hervorgehen, um welchen Abrechnungszeitraum es sich handelt, welche 
Kostenarten im einzelnen abgerechnet werden, welche Gesamtbeträge 
insoweit angefallen sind, welche Verteilungsschlüssel angewendet werden 
und welche anteiligen Belastungen sich hieraus für den Mieter ergeben.

Bis wann muss eine Abrechnung vorliegen? 
Das Gesetz schreibt vor, dass der Vermieter die Nebenkostenabrechnung 
innerhalb von 12 Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode vorzulegen hat. 
Legt der Vermieter die Abrechnung später vor, so muss eine geforderte 
Nachzahlung in der Regel nicht mehr beglichen werden. Guthabenbeträge sind 
hingegen an den Mieter immer auszuzahlen. 
      
Bis wann muss eine Nachforderung beglichen sein?
Grundsätzlich hat der Mieter nach Erhalt einer Abrechnung zunächst das 
Recht, diese in angemessener Zeit zu überprüfen bzw. überprüfen zu lassen.  
Ist die Abrechnung richtig, so muss die Nachforderung auch beglichen 
werden.

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